Dans le domaine du commerce, la facture (facture physique ou facture en ligne) est la preuve d’une transaction commerciale. Ce document intervient à tous les niveaux de la vie d’une activité commerciale. Qu’il s’agisse des opérations avec les fournisseurs ou de celles avec les clients, le commerçant se doit de faire usage de factures.

L’évolution technologique et des procédés de travail aidant, il est possible de nos jours d’émettre des factures en ligne. Cependant, beaucoup de professionnels ne savent pas forcément comment fonctionne le système des factures en ligne. Si vous ne savez pas comment procéder, la lecture de cet article vous permettra d’en savoir davantage sur le sujet.

Pourquoi le commerçant doit-il émettre une facture ?

Les factures sont émises pour trois raisons principales et celles-ci constituent les fonctions premières d’une facturation.

La fonction financière d’une facture

La facture implique l’existence d’une transaction financière. Une entreprise sérieuse se doit de garder une trace de ses différentes transactions. Cet acte sert également à assurer une certaine transparence sur toutes les sorties ou les entrées de capitaux. Ainsi, qu’il s’agisse de l’achat d’un stylo ou d’un bâtiment, il est conseillé aux commerçants de toujours acter les transactions avec une facture.

Une entreprise commerciale a généralement une clientèle variée. Il y a d’une part les particuliers, notamment ceux qui achètent en petite quantité et de manière saisonnière. D’autre part, l’entreprise peut avoir des clients habituels achetant souvent en grosse quantité, avec des délais de paiement (à crédit, en cash ou avec échelonnement). Peu importe le type de clientèle, le commerçant doit émettre une facture pour attester qu’il s’agit bel et bien d’une transaction financière.

La fonction comptable d’une facture

Sur le plan de la comptabilité, la facture représente un justificatif plus qu’important. C’est un document de comptabilité générale prouvant un achat ou une vente. Il atteste également de la dette d’un débiteur envers son créancier. Autrement dit, elle confirme la dette du client envers le commerçant ou le fournisseur. Si l’entreprise vend un bien ou un service à crédit, la facture viendra attester de cela en comptabilité. Lors de la tenue de documents comptables tels que le grand livre, le livre d’inventaire ou le livre journal, les factures sont très sollicitées.

La fonction de la facture par rapport à la TVA

La taxe sur la valeur ajoutée ou TVA constitue un impôt sur la consommation. Il est qualifié d’impôt indirect, car il est imputé sur le prix de vente proposé au consommateur. En fiscalité, tout commerçant est dans l’obligation d’émettre des factures avec TVA. En effet, cette taxe représente la première source de recettes fiscales. Seuls les auto-entrepreneurs ne sont pas impactés par la taxe sur la valeur ajoutée.

En résumé, si le commerçant n’émet pas de factures avec TVA ou s’il les émet en retard, il est alors en fraude vis-à-vis de l’État. C’est comme s’il ne payait pas ses impôts. Ce délit est donc passible de sanctions.

L’utilité d’émettre une facture en ligne

Qu’est-ce qu’une facture en ligne ?

Avant de comprendre l’utilité d’émettre une facture en ligne, il est important de savoir en quoi cela consiste. Une facture en ligne est une facture que l’on émet de façon électronique. C’est un document digital que le commerçant met à la disposition de sa clientèle pour attester d’un achat.

Les avantages de la facturation en ligne pour les entreprises

La sauvegarde de l’environnement grâce aux factures en ligne

À l’ère de la digitalisation, de plus en plus d’enseignes en France utilisent la facturation en ligne. Ce procédé permet aux entreprises d’économiser leurs ressources (encre, papier, etc.) et ainsi de sauvegarder l’environnement. Cet agissement fait partie des mesures adoptées par les entreprises suite aux conventions internationales sur la sauvegarde du climat.

Le gain de temps favorisé par les factures en ligne

D’un autre côté, la facturation en ligne peut constituer un gain de temps pour les enseignes avec une forte clientèle. Prenons l’exemple de la facture Lidl en ligne, qui est relativement facile à utiliser pour les clients. En effet, la chaîne de magasins vous permet d’obtenir une facture Lidl avec le simple ticket de caisse via une rubrique dédiée sur son site internet. À l’instar de Lidl, la plupart des plateformes de vente en ligne vous permettent d’établir une facturation de vos différents achats.

La facture en ligne pour optimiser le travail de la comptabilité

Si de manière générale, la facturation normale dans une entreprise peut mettre assez de temps, c’est moins le cas pour les factures en ligne. Avec ce type de facturation, la comptabilité n’a plus besoin d’attendre la fin du mois pour émettre des factures à l’intention des clients. Elle s’adapte au rythme de travail des entreprises devant gérer un nombre incalculable de transactions. Imaginez par exemple qu’une entreprise comme Lidl doive faire une facturation pour chacun de ses clients au moment de l’achat. La tâche s’avère presque impossible s’il faut passer par une procédure basique. La facture Lidl en ligne est donc la solution toute trouvée pour répondre à cette problématique.

La facturation en ligne : un service digital sécurisé

Par ailleurs, la facturation en ligne est une solution rapide et surtout sécurisée. Lorsque vous communiquez vos données personnelles pendant cette facturation, vous avez l’assurance qu’elles seront conservées par l’entreprise. Elles sont sécurisées et classées dans des bases de données permettant aux entreprises de faire un suivi de leur clientèle.

Les différents moyens d’émettre une facture en ligne

Utiliser les logiciels d’édition de facture en ligne

Il existe plusieurs logiciels basiques en ligne, payants ou gratuits, permettant aux commerçants d’émettre leurs factures. Avec ces supports, vous n’avez qu’à renseigner, dans des champs prédéfinis, les informations sur votre entreprise et sur votre débiteur. Après avoir édité votre facture, vous disposez de plusieurs options pour envoyer celle-ci. D’abord, vous pouvez la télécharger, puis l’imprimer pour l’adresser à votre client. Ensuite, vous pouvez directement envoyer le lien de cette facture à votre client pour qu’il la télécharge. Par contre, vous pouvez procéder par le même moyen utilisé pour émettre une facture Lidl, par exemple. Ainsi, votre client pourra lui-même générer sa facture à partir de votre site web.

Les logiciels de facturation spécialisés

À la différence des logiciels cités plus haut qui sont souvent chronophages pour les commerçants, les logiciels spécialisés sont très automatisés. Vous pouvez non seulement créer vos factures en ligne, mais également y rajouter des signatures et des certificats électroniques. Avec ce type de factures en ligne, il est désormais possible pour vos clients d’effectuer leurs paiements en ligne en quelques clics. Ces outils de facturation constituent une véritable révolution technologique permettant de réduire les coûts d’entreprise.

Émettre une facture en ligne par mail

L’émission des factures par mail est l’une des plus anciennes méthodes de facturation en ligne. Elle consiste à envoyer par mail toutes les factures, et cela, sous format PDF. Il est conseillé de faire suivre ces mails par un petit texte résumant l’objet de la facture.